Mở quán cà phê nhỏ cần chuẩn bị gì: máy móc, vốn, ngày khai trương

Quán cà phê nhỏ dễ bắt đầu và cũng dễ hụt hơi. Dễ bắt đầu vì mặt bằng nhỏ, nhân sự ít, menu ngắn. Dễ hụt hơi vì phần lớn vốn nằm ở những thứ mua một lần, còn dòng tiền lại phụ thuộc số ly bán mỗi ngày — hai con số này ít khi được tính cùng nhau lúc mở.

Bài này đi qua ba khối việc theo đúng thứ tự nên làm: máy móc (mua theo công suất thật), vốn (lập bảng thay vì áng chừng), và ngày khai trương (một cái mốc kéo theo rất nhiều việc hậu cần).

Xin nói trước: bài này không đưa ra con số tiền cụ thể. Giá máy, giá mặt bằng, giá hạt tuỳ thời điểm và tuỳ vùng, viết ra sẽ sai ngay trong vài tháng. Thay vào đó bạn sẽ có khung để tự điền báo giá mình xin được.

Bước 1 — chốt menu trước, mua máy sau

Bước này hay bị đảo ngược. Nhiều người mua máy theo cảm hứng rồi mới nghĩ xem bán gì, cuối cùng có một dàn máy không khớp với thứ khách hay gọi. Hãy viết menu dự kiến ra trước, rồi đánh dấu xem mỗi món cần thiết bị nào:

Quy tắc: món nào không nằm trong nhóm bán chạy dự kiến thì đừng mua máy riêng. Bổ sung sau vẫn kịp.

Bước 2 — máy pha cà phê: chọn theo số ly giờ cao điểm

Con số quyết định không phải "quán em nhỏ thôi", mà là: giờ đông nhất cần ra bao nhiêu ly trong 60 phút?

Ước lượng bằng cách đếm chỗ ngồi và vòng quay dự kiến. Quán 20 chỗ, giờ trưa quay hai vòng, thì đỉnh có thể là 30–40 ly trong một tiếng. Con số đó dẫn tới ba lựa chọn khác hẳn nhau:

• Máy một group (một họng chiết) — hợp quán rất nhỏ, đỉnh dưới khoảng 20–25 ly/giờ, một người đứng máy.
• Máy hai group — mốc phổ thông của quán nhỏ có giờ cao điểm rõ rệt, cho phép vừa chiết vừa đánh sữa mà không kẹt.
• Máy tự động hoàn toàn — giảm phụ thuộc tay nghề, nhưng đổi lại là ít khoảng điều chỉnh khi hạt đổi vụ.

Ngoài số group, ba thứ nên hỏi kỹ người bán:

1. Nguồn điện. Máy hai group kéo điện nặng, phải kiểm tra aptomat và tiết diện dây; không phải mặt bằng cũ nào cũng chịu được.
2. Nguồn nước và lọc nước. Nước đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới vị và tới tuổi thọ máy vì cặn. Hỏi luôn bộ lọc và chu kỳ thay.
3. Ai sửa khi hỏng. Câu quan trọng nhất mà ít người hỏi. Máy nằm một ngày là quán mất doanh thu một ngày.

Để khoanh vùng nhanh các dòng máy đang có trên thị trường, phần tổng quan máy pha cà phê theo cấu tạo và nguyên lý là chỗ bắt đầu hợp lý. Nếu quán bạn định pha từ hạt tươi xay tại chỗ thì nhóm máy pha cà phê hạt đáng xem trước. Còn với mô hình rất nhỏ, kiểu quán kèm văn phòng cho thuê hoặc góc cà phê trong cửa hàng, các dòng máy pha cỡ nhỏ dùng cho văn phòng có thể đủ dùng cho giai đoạn đầu và giúp bạn hoãn được một khoản vốn lớn.

Bước 3 — máy xay: đừng lấy máy gia đình ra chạy quán

Đây là chỗ hỏng nhiều nhất trong năm đầu.

Máy xay sinh tố gia đình được thiết kế cho vài phút chạy mỗi ngày. Quán chạy liên tục, có ngày cả trăm lần bấm, lại xay đá. Một cái máy gia đình rẻ tiền cháy sau ba tháng, cộng với những ngày mất món trong menu, thường đắt hơn mua đúng loại ngay từ đầu. Cần phân biệt hai nhóm:

• Máy xay cho món đá xay và sinh tố bán hàng ngày. Ưu tiên motor công suất lớn, cối dày, có nắp giảm ồn nếu khách ngồi gần quầy. Nhóm máy xay công suất cao dành cho kinh doanh đáng xem nếu đá xay là món chủ lực.
• Máy xay phụ trợ, xay ít, xay mềm. Dùng máy phổ thông được. Phần tổng hợp các thương hiệu máy xay sinh tố đủ để chọn một chiếc dự phòng.

Nếu menu có nước ép, hãy tách riêng bài toán này: máy ép gia đình chạy vài ly là phải nghỉ và phải rửa lưới liên tục. Các dòng máy ép chậm dùng cho kinh doanh có họng lớn và chịu chạy dài hơn — nhưng chỉ nên đầu tư khi nước ép thật sự nằm trong nhóm bán chạy, không phải để "cho đủ menu".

Một lưu ý vận hành: quán nhỏ thì xếp máy xay và máy ép cách khu khách ngồi. Tiếng ồn là thứ khách không phàn nàn nhưng sẽ khiến họ ngồi ngắn hơn.

Bước 4 — lập bảng vốn thay vì áng chừng

Chia vốn làm ba cột. Đây là khung, bạn tự điền báo giá thật của mình vào:

Cột A — chi một lần

• Cọc mặt bằng và sửa chữa cải tạo
• Máy pha, máy xay, máy ép, tủ mát
• Quầy bar, bàn ghế, đèn, biển hiệu
• Ly tách, dụng cụ pha, đồ dùng bếp
• Giấy tờ đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm

Cột B — chi hàng tháng

• Tiền thuê mặt bằng
• Lương nhân viên
• Điện, nước, internet
• Nguyên liệu nhập trong tháng
• Chi phí duy trì kênh online

Cột C — quỹ dự phòng

Cột hay bị bỏ trống, và cũng là lý do nhiều quán đóng cửa dù đông khách. Nguyên tắc tối thiểu: đủ tiền cho cột B trong 4–6 tháng, tính cho trường hợp doanh thu bằng không.

Vì sao? Vì quán mới cần thời gian để khách quen đường. Ba tháng đầu thường là ba tháng lỗ, kể cả khi mọi thứ đúng kế hoạch. Dồn hết tiền vào cột A mà không còn gì cho cột C tức là bạn đang cược rằng mình có lãi ngay từ tháng đầu — cược đó ít khi thắng.

Sau khi điền xong ba cột, tính ngược ra số ly hoà vốn mỗi ngày: tổng cột B chia cho số ngày mở trong tháng, rồi chia cho lãi gộp trung bình một ly. Con số hiện ra thường làm người ta giật mình, và đó là lúc nên xem lại menu, mặt bằng hoặc quy mô máy móc.

Bước 5 — kênh online: có trước ngày mở, không phải sau

Quán nhỏ ngày nay có ba việc online cần xong trước khai trương:

1. Được tìm thấy trên bản đồ. Đăng ký địa điểm, đủ ảnh, đúng giờ mở cửa. Miễn phí và hiệu quả nhất.
2. Có mặt trên ứng dụng giao đồ ăn, nếu mô hình của bạn hợp với mang đi.
3. Có một địa chỉ của riêng mình. Đây là chỗ duy nhất bạn kiểm soát hoàn toàn: menu và giá luôn đúng, form đặt bàn, đặt tiệc, đặt cà phê theo tháng cho văn phòng gần đó. Việc này nhẹ hơn nhiều người tưởng — chỉ cần một tên miền và một trang giới thiệu kèm form đặt là đủ cho giai đoạn đầu. Đáng làm nhất là đăng ký tên sớm, trước khi in ấn, để tên trên biển và tên trên mạng khớp nhau.

Kinh nghiệm thực tế: chụp sẵn 20–30 tấm ảnh đủ sáng về đồ uống và không gian trước ngày mở. Sau khi mở, bạn sẽ không có thời gian chụp tử tế nữa.

Bước 6 — góc thờ trong quán và ngày khai trương

Với phần lớn hộ kinh doanh Việt Nam, một góc thờ Thần Tài Thổ Địa gần cửa là chuyện quen thuộc, thường được sắp xếp trước ngày mở hàng.

Vài điểm thực tế nếu bạn định làm:

• Chừa chỗ ngay từ lúc vẽ mặt bằng. Làm quầy bar xong rồi mới tìm chỗ đặt thì gần như chắc chắn vướng lối đi hoặc vướng dây điện.
• Đo trước khoảng tường và chiều cao khả dụng, vì kích thước quyết định mẫu bạn chọn được.
• Ưu tiên chỗ sạch, khô, không kề khu rửa ly hay khu đổ rác — vừa hợp lễ vừa hợp vệ sinh.

Khi đã có số đo, bạn tham khảo các mẫu bàn thờ Thần Tài Thổ Địa để hình dung kiểu dáng, rồi hỏi trực tiếp bên đó về kích thước và chất liệu. Chuyện quan trọng hơn mẫu mã vẫn là giữ góc thờ gọn và sạch trong suốt quá trình quán hoạt động — quán bận thì đây lại là chỗ dễ bị bỏ bê nhất.

Về ngày khai trương, hãy nhớ nó không chỉ là một ngày đẹp, nó là cái mốc kéo theo tám việc hậu cần: hoàn thiện thi công, nghiệm thu điện nước, lắp và chạy thử máy, nhập nguyên liệu đợt đầu, tập huấn nhân viên, chạy thử một buổi bán nội bộ, in ấn, và mời khách. Cách làm đỡ rối:

1. Khoanh một khung 2–3 tuần mà bạn chắc chắn thi công đã xong.
2. Trong khung đó, đối chiếu ngày trong tháng trên lịch để chọn ra vài phương án.
3. Chốt ngày, rồi lùi lại 7 ngày làm buổi bán thử cho người quen. Buổi này quý hơn cả ngày khai trương vì nó lộ hết chỗ nghẽn: quy trình gọi món, chỗ đứng của nhân viên, thời gian ra một ly khi có ba đơn cùng lúc.
4. Ngày khai trương giữ nhẹ nhàng. Đông quá mà quy trình chưa mượt thì ấn tượng đầu tiên thành ấn tượng xấu.

Tóm lại

Quán cà phê nhỏ sống được nhờ ba thứ rất đời thường: máy móc đúng công suất nên không chết giữa giờ cao điểm, một quỹ dự phòng đủ dài để đi qua vài tháng đầu, và một quy trình đã chạy thử trước khi khách thật bước vào. Ngày khai trương chỉ là cái mốc để mọi thứ kia phải xong — đừng để việc chọn ngày thay cho việc chuẩn bị.

Bài liên quan

Bàn thờ trong căn hộ chung cư: đặt ở đâu khi nhà kín và ít thông gióCuối năm nên thay mới đồ gì trong bếp và trên ban thờ — và nên mua vào lúc nàoQuà tân gia nên tặng gì để vừa dùng được vừa hợp lễVề nhà mới cần sắm những gì — bếp, phòng thờ và ngày nhập trạch3 Cách làm chuối sấy bằng nồi chiên không dầu Sharp cực dễƯu nhược điểm của máy pha cà phê cầm tay và kinh nghiệm chọn mua máy phù hợp